Встреча на один день - это как "Галопом по ЕПРОПАМ!"
Хотя конечно если не брать для просмотра много мест и спланировать НОРМАЛЬНО заранее...
Мне нравится конечно с ночёвкой (зимой в гостинице), плюсы очевидны - посидеть вечером за чаркой глинтвейна с хорошими людьми для закрепления поездки в памяти - ничем не заменить!

Формат - полные асфальтушки или с грейдером и посещением заброшенных интересных мест (старые церкви, города-призраки, заброшенные объекты)?

И вообще - у нас есть правление! 5 (пять) человек!!! Принимать решение наверно стоит им, если выносить каждый чих на обсуждение - на кой такое правление?
Решили - написали - народ записался или нет и т.д. и т.п.