Нуууу что то товарищь Вы долго решате выставляя сами себе препятствия, понимаю что хотите все учесть, наверное это сделать невозможно всем на 100% угодить, у всех свои фломастеры, хотя организаторы стараются все рассчитать и проколов лично по моему мнению не было ни в одной встречи, ПОЭТОМУ ЕСЛИ У ВАС СФОРМИРУЕТСЯ РЕШЕНИЕ, то это будет лично ваше как и ответственность за него...
А может Вас в горячий цех определить?
И в тепле и в центре компании и сыты и проявите себя!!
Думаю наверное лучше Вам начать с ЖЕЛАНИЯ присутствия на встречи (без обид коллега)