Мне кажется, что мероприятие в шатрах можно отделить от всего остального ( банкета и проживания) и срок подтверждения участия тогда перенести на более поздний срок. Так как многим трудно сказать смогут они приехать или нет. Это моё предложение.
Я разговаривал с Олегом - GoR и он согласился стать ответственным за организацию "шатров".